مند خورموج(خلتک)

مدیریت پروژه ومهندسی مدیریت پروژه (3)

خروجی های فرآیند تهیه برنامه پروژه

خروجی های فرآیند تهیه برنامه پروژه عبارتند از:

1. برنامه پروژه

برنامه پروژه سندی پذیرفته شده و رسمی می باشد که برای مدیریت و کنترل اجرای پروژه مورد استفاده قرار می گیرد.
همچنانکه پروژه پیش می رود اطلاعات بیشتری از پروژه بدست می آید. بنابراین انتظار می رود برنامه پروژه نیز تغییر یابد.
برنامه پروژه معمولا شامل موارد زیر می شود:
• مصوبات؛ پروانه ها و مجوزها
• توصیفی از روش یا استراتژی مدیریت پروژه
• بیان محدوده پروژه، که شامل اقلام قابل تحویل پروژه و اهداف پروژه می باشد.
• ساختار شکست کار(WBS) تا سطحی که در آن کنترل داشته باشیم.
• تخمین هزینه ها، تاریخ شروع فعلیت ها و تعیین مسولیت ها
• وقایع کلیدی وتاریخ پیش بینی شده برای تحقق هریک از آنها.
• کارکنان کلیدی و مورد نیاز
• ریسک های کلیدی، شامل محدودیت ها و فرضیات، پاسخ های برنامه ریزی شده به هرکدام از آنها.
• برنامه های فرعی پروژه مانند برنامه مدیریت زمانبندی و برنامه مدیریت محوده پروژه.
• تصمیمات کلیدی برای شروع، ادامه و توقف فعالیت ها.

2. جزییات پشتیبانی کننده برنامه پروژه

این جزییات شامل موارد زیر می شود:
• خروجی های حاصل از دیگر فرآیندهای پروژه که در برنامه پروژه لحاظ نشده اند.
• اطلاعات واسناد دیگری که در مدت اجرای برنامه پروژه ایجادشده اند
• اسناد فنی مانند نیاز ها، طرح ها.
• مستند سازی استانداردهای مربوطه.

ابزارها وتکنبک های فرآیند تهیه برنامه پروژه

ابزارها وتکنبک های فرآیند تهیه برنامه پروژه عبارتند از:

1. متودولوژی برنامه ریزی پروژه

متودولوژی برنامه ریزی پروژه شامل تمامی روش های ساخت یافته ای است که برای هدایت تیم پروژه در مدت زمان تهیه برنامه پروژه مورد استفاده قرار می گیرد.

2. دانش و مهارت های افراد درگیر در پروژه

هر فرد درگیر در پروژه دانش و مهارت هایی دارد که ممکن است در اجرای برنامه پروژه مفید باشد. تیم مدیریت پروژه باید محیطی را ایجاد کند که در آن افراد درگیر در پروژه بتوانند بطور مناسب شرکت کنند.

3. سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه(PMIS)

سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه شامل ابزارها و تکنیک هایی می باشد که برای جمع آوری، ادغام وانتشار نتایج دیگر فرآیند های مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می گیرد.

مدیریت فرآیند های پروژه

بهتزین روش برای مدیریت پروژه مدیریت فرآیندهای پروژه است. پس کافی است فرآیندهای پروژه را بشناسیم و بدانیم چه ورودی ها ابزارها و تکنیک ها و چه خروجی هایی دارند.مثلا برای مدیریت یکپارچگی پروژه کافی است فرآیندهای مربوطه را بشناسید.

فرآیند تهیه برنامه پروژه

این فرآیند نتایج حاصل از فرآیندهای دیگر را برای کنترل و اجرای پروژه قابل استفاده می نماید.

ورودی های فرآیند تهیه برنامه پروژه:

1- خروجی برنامه ریزی ها ی دیگر

خروجی های فرآیندهای برنامه ریزی دیگر ورودی فرآیند تهیه برنامه پروژه می باشند.

2- اطلاعات گذشته

اطلاعات قابل دسترس گذشته مانند داده های تخمین زده گذشته، داده های ثبت شده حاصل از اجرای پروژه های مشابه قبلی.

3- سیاست های سازمان

در هر پروژه ای باید تاثیر سیاست های مختلف سلزمان بر پروژه بررسی شود. تعدادی از این سیاست ها عبارتند از:
- سیاست های مدیریت کیفیت
- سیاست های مربوط به مدیریت امور کارکنان پروژه
- سیاست های کنترل مالی

4. محدودیت ها

عواملی هستند که اختیارات تیم پروژه را محدود می نمایند. وقتی پروژه ای بر طبق قرارداد اجرا می شود، ملاحظات مربوط به قرارداد محدودیت های پروژه تلقی می شوند. مانند بودجه ای که از قبل تعیین شده است.

5. فرضیات

عواملی هستند که برای اجرای اهداف پروژه مورد توجه قرار می گیرند و کاملا صحیح، واقعی و قطعی در نظر گرفته می شوند. برای مثال گرچه در دسترس بودن یک فرد درگیر در پروژه غیر قطعی می باشد اما قطعی فرض می شود.

مدیریت یکپارچگی پروژه

شامل فرآیندهایی می باشد که تضمین می کنند عناصر مختلف پروژه بطور مناسب هماهنگ باشند.

معمول ترین فرآیندهای مدیریت پروژه

معمول ترین فرآیندهای مدیریت پروژه که در اکثر پروژه ها انجام می شوند:

1. فرآیند های آغازین

فرآیندهایی هستند که پروژه را در جهت آغاز فاز بعدی یاری می کنند.

2. فرآیندهای برنامه ریزی

این فرآیندها دو دسته اند:

فرآیندهای اصلی :

فرآیندهایی هستند که به دلیل وابستگی که به یکدیگر دارند در اکثر پروژه ها با ترتیب مشخصی انجام می گیرند. این فرآیند ها عبارتند از:
برنامه ریزی محدوده پروژه
تعریف محدوده پروژه
تعریف فعالیتهای پروژه
تعیین توالی فعالیت ها
تخمین مدت فعالیت ها
توسعه زمانبندی
برنامه ریزی منابع
تخمین هزینه ها
بودجه ریزی هزینه ها
توسعه برنامه پروژه

فرآیند های تسهیل کننده:

فرآیند هایی هستند که بسته به نیاز و در جهت تسهیل روند پروژه انجام می گیرند. این فرآیند ها عبارتند از:
برنامه ریزی کیفیت
برنامه ریزی سازمانی
برنامه ریزی ارتباطات
تشخیص ریسک
اندازه گیری ریسک
توسعه پاسخ به ریسک
برنامه ریزی تدارکات
برنامه ریزی درخواست ها
3. فرآیندهای اجرایی
فرآیندهای اجرایی نیز مانند فرآیند های برنامه ریزی شامل دودسته از فرآیندها می باشند:

فرآیندهای اصلی:

اجرای برنامه پروژه

فرآیندهای تسهیلی:

تعیین و پذیرش محدوده پروژه
تضمین کیفیت
توسعه تیم پروژه
توزیع اطلاعات
انتخاب منابع
اداره قراردادها

4. فرآیندهای کنترلی

این فرآیندها اجرای پروژه را مکررا کنترل و اندازه گیری می کنند.تنظیم مجدد برنامه پروژه با تکرار مناسب فرآیندهای برنامه ریزی میسر می باشد.فرآ یندهای کنترلی نیز بمانند فرآیندهای برنامه ریزی به دو دسته تقسیم می شوند:

فرآیندهای اصلی:

کنترل کلی تغییرات
تهیه گزارش عملکرد

فرآیندهای تسهیلی:

کنترل محدوده پروژه
کنترل زمانبندی پروژه
کنترل هزینه پروژه
کنترل کیفیت
کنترل پاسخ ریسک

5. فرآیندهای اختتامی

این فرآیندها موجب تحویل واتمام مناسب و مورد قبول پروژه می شوند. و عبارتند از:
- خاتمه اجرای پروژه
- خاتمه قرارداد پروژه

ارتباط فرآیندها

در هر گروه از فرآیندها، هر فرآیند توسط ورودی ها و خروجی هایش با فرآیند دیگر ارتباط دارد. بدین ترتیب هر فرآیند را می توان با عناصر زیر تعریف کرد:

ورودی ها:

اقلام قابل استنادی که عملیات بعدی بر طبق آنها انجام می گیرند.

ابزارها و تکنیک ها:

مکانیزم هایی که جهت ایجاد خروجی ها از ورودی ها بکار گرفته می شوند.

خروجی ها:

اقلام قابل استنادی که نتایج فرآیند می با شند.

فرآیندهای مدیریت پروژه

پروژه ها مجموعه ای از فرآیندها می باشند.این فرآیندها دو دسته اند:

فرآیندهای مدیریت پروژه:

که شامل سازماندهی اجرای پروژه می باشند.

فرآیندهای تهیه محصول پروژه:

که شامل تعیین و تهیه محصول یا خدمات پروژه می باشند.
این دو دسته فرآیندها در سرتاسر اجرای پروژه در تعامل و ارتباط با یکدیگر می باشند.

چه کسانی در پروژه سهم دارند؟

شریکان در پروژه افراد و سازمانهایی می باشند که فعالانه در پروژه درگیرند، و یا اجرا و اتمام پروژه بر آنها تاثیر مثبت یا منفی داشته باشد.تیم مدیریت پروژه باید تشخیص دهد که چه کسانی شریک در پروژه می باشند، و نیازها و انتظارات آنها را بشناسد.البته تشخیص این افراد تاحدودی مشکل است.شریکان اصلی پروژه عبارتند از:
مدیر پروژه
مشتری و تحویل گیرنده پروژه
سازمان اجراکننده پروژه
حامیان مالی پروژه
علاوه بر این عناوین، عناوین و نام های دیگری نیز وجود دارند، مانند:مالکان و موسسان پروژه، اعضای تیم پروژه، سازمانهای دولتی، سهامداران.اصولاً این نامگذاریها و گروه بندی ها در تشخیص اینکه چه افراد و سازمانهایی خودشان را شریک پروژه می دانند بسیار موثر می باشد.

قرارداد

یک پروژه مطابق با قراردادی که با مشتری بسته می شود شروع می شود، بطوری که تحویل و اجرای آن مشخص می شوند.
در این توافق دوجانبه منعقد کننده قرارداد باید خدمات و محصولاتی را فراهم کند و طرف دیگر هزینه را تامین میکند.

مراحل مدیریت پروژه

از آنجایکه پروژه ها از لحاظ اجرا منحصر به فرد هستند، تا حدودی با عدم قطعیت مواجه می باشند.
سازمانهای اجرا کننده پروژه معمولا هر پروژه را به مراحل و فازهای مختلفی تقسیم می کنند تا بتوانند بهتر آنرا کنترل کنند. مجموعه فازهای پروژه سیکل عمر پروژه را تشکیل می دهند.

9 محدوده دانش در مدیریت پروژه:

هر پروژه ای 9 محدوده اصلی دارد و هر محدوده ای شامل فرآیندهایی میباشد:

1.مدیریت یکپارچگی پروژه:

تضمین میکند که عناصر مختلف پروژه با یکدیگر هماهنگ باشند و شامل فرآیندهایی مانند توسعه برنامه پروژه، اجرای برنامه پروژه، و کنترل تغییرات کلی در پروژه میباشد.

2.مدیریت محدوده پروژه:

تضمین میکند که پروژه شامل تمام نیازهای لازم وکافی باشد و شامل فرآیندهایی مانند آغاز، برنامه ریزی محدوده، تعریف محدوده، و کنترل تغییرات محدوده میباشد.

3.مدیریت زمان پروژه:

تضمین میکند که پروژه با زمانبندی معینی تمام شود. و شامل فرآیندهایی مانند تعریف فعالیت، توالی فعالیت، تخمین مدت فعالیت، توسعه زمانبندی، و کنترل زمانبندی میباشد.

4.مدیریت هزینه پروژه:

تضمین میکند که پروژه با کمترین هزینه پایان یابد. و شامل فرآیندهایی مانند برنامه ریزی منابع تخمین هزینه، بودجه بندی هزینه، کنترل هزینه میباشد.

5.مدیریت کیفیت پروژه:

تضمین میکند که بطور رضایت بخش تمامی نیازهای پروژه برآورده شوند. و شامل فرآیندهایی مانند برنامه ریزی کیفیت، تضمین کیفیت، وکنترل کیفیت میباشد.

6.مدیریت منابع انسانی:

استفاده بهینه از نیروی کار درگیر در پروژه را تضمین میکند. و شامل فرآیندهایی مانند برنامه ریزی سازمانی، استخدام نیروی کاری، وتوسعه تیم پروژه میباشد.

7.مدیریت ارتباطات پروژه:

تضمین میکند که تولید، جمع آوری، انتشار، ذخیره سازی و بازیابی نهایی اطلاعات پروژهبصورت زمانبندی شده ومناسب انجام گیرند. و شامل فرآیندهایی مانند برنامه ریزی ارتباطات، انتشار اطلاعات، گزارش عملکرد و خاتمه اجرای پروژه میباشد.

8.مدیریت ریسک پروژه:

فرایندهای لازم برای تشخیص، تحلیل، و واکنش به ریسک پروژه را ارائه می دهد. و شامل فرآیندهایی مانند تشخیص ریسک، واکنش به ریسک، و کنترل واکنش به ریسک میباشد.

9.مدیریت کالا، مواد و خدمات در پروژه:

فرایندهای لازم برای تهیه کالا و خدمات از خارج محدوده اجرایی پروژه را ارائه میکند. و شامل فرآیندهایی مانند برنامه ریزی خرید مواد، برنامه ریزی درخواست ها، انتخاب منابع، اداره قراردادها، واتمام قراردادها میباشد.

مرور کلی بر مدیریت پروژه آفیس Project server

توسط برنامه مدیریت پروژه مایکروسافت آفیس Project server سازمان شما می تواند در برنامه های مرکب موجود در سراسر چرخه حیات پروژه نسبت به پروژه های قبلی مدیریت کاراتر اعمال کرده و محدوده کاری هماهنگ تری ایجاد کند.
نرم افزار مدیریت پروژه آفیس Project Server 2007 برای قابل استفاده بودن توسط کاربران مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 و مایکروسافت آفیس Project Web Access , طراحی شده است.

قابلیت دید پیدا کنید:

قابلیت ردیابی بودجه Budget Tracking و قابلیت منابع مالی Cost Resource موجود در آفیس Project Web Access ,به شما اجازه می دهند پیگیری موثری داشته و دید مالی بهتری پیدا کنید.
قابلیت طرح پیشنهادی Proposal در آفیس Project Web Access , طرح ها و فعالیت ها را پیش از آنکه به تصویب پروژه برسند , مدیریت می کند.
قابلیت برنامه ریزی فعالیت ها Activity Plan در آفیس Project Web Access ,به اداره فعالیت های جاری بعد از اتمام پروژه , کمک می کند.
سرویس Reporting Data به کاربران اجازه می دهد تا بوسیله ابزارهای گزارش گیری متداول تجاری مثل پرتال مایکروسافت آفیس SharePoint Server 2007 , براحتی گزارش تهیه کنند.
کاربران می توانند به آسانی توسط سرویس Cube Building داده ها را برای ساخت واحدهای داده ای تحلیل کننده اسناد , بجهت انجام تحلیل های پیچیده و گزارش گیری انتخاب کنند.

ایده جدید استفاده از Proposal به عنوان راهکاری برای ثبت و ضبط بهتر داده ها در چرخه حیات پروژه معرفی شده است.

شروع آسانتر:

برای پیگیری کارهای ساده از ابزار جدید لیست فعالیتهای پروژه Project Task List در تکنولوژی پرتال مایکروسافت ویندوز SharePoint services استفاده کرده , سپس آنها را به آفیس Project Web Access وارد کنید.
قابلیت Enterprise Template و قابلیت راهنمای پروژه Project Guide پروسه های قابل تکراری ایجاد می کنند که توسط آنها می توان بهترین تجارب را ضبط کرد.
از ابزارهای آشنا مثل مایکروسافت آفیس Outlook برای ثبت پیشرفت های حاصل شده و برای ایجاد گزارشات پویا از ابزارهای مایکروسافت آفیس Excel 2007 و مایکروسافت آفیس Visio Professional 2007 می توانید استفاده کنید.

Project Work Space یک مکان مرکزی را برای همکاری گروه ها در پروژه هایشان فراهم می کند.

آماده کردن سازمان:

توسط برنامه ریزی منابع Resource Plan در مورد تخصیص منابع سطح بالا برای پروژه های پیشنهاد شده , اطلاعات کسب کنید.
افراد بجز اختصاص دادن منابع , توانایی بروزرسانی وضعیت های کاری را بوسیله مزیت Assignment Owner دارند.
Timesheet ها دوره های مالی را پشتیبانی و تایید می کنند.
امکانات مالی جدید مثل کددهی هزینه ای Cost Code شما را قادر می سازد تا ساعاتی را که از آنها در پیشروی پروژه استفاده نکرده اید از دیگر ساعات کاری تفکیک کنید.
Active Cache انتقال داده از نرم افزار کنترل پروژه مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 به مدیریت پروژه مایکروسافت آفیس Project Server 2007 را امکان پذیر کرده و تجربه کاری offline بهتری را فراهم می کند.
سرویس Querying استفاده کنترل شده از منابع موجود در سرور را که به کارایی بهتر کاربران منجر می شود , فراهم می کند.
توسط برنامه ریزی سمت سرور Server-side Scheduling کاربران می توانند بدون نیاز به تغییر زمانبندی های پروسه هائی که در نرم افزار کنترل پروژه آفیس Project Professional 2007 ساخته بودند , رابط های کاربر وب سفارشی بسازند.
برنامه ها ,اعمال مدیریت آسان بر روی چندین پروژه فرعی بهمراه وابستگی های میان آنها , با یک شیوه هماهنگ را امکان پذیر می سازند.
قابل حمل بودن داده ها , به مدیریت و پیگیری وابستگی های میان پروژه کمک می کند.

طرح هائی برای مدیریت کارآمد طرح ها , پروژه ها و برنامه ها.

مرور کلی بر راهکار مدیریت پروژه های سازمانی مایکروسافت آفیس( نرم افزار کنترل پروژه):

راهکار مدیریت پروژه های سازمانی (نرم افزار کنترل پروژه (EPM)) پروژه ای مشارکتی end-to-end ای است و در محیط های نگهداری اسناد , مدارک , موجودی ها و اوراق بهادار (portfolio) قابل استفاده است.
نرم افزار کنترل پروژه (EPM) به سازمان شما کمک می کند تا بر روی همه کارها قابلیت دید , آگاهی و کنترل پیدا کنید و از این طریق تصمیم گیری های بیشتری انجام داده ,در راستای استراتژی های تجاری قرار گرفته ,بیشترین استفاده را از منابع انجام داده , ارزیابی های لازم را انجام داده و در نهایت به شما در افزایش کارایی به نحوه موثری کمک می کند.
نرم افزار کنترل پروژه (EPM) شامل محصولات زیر از خانواده Microsoft Office Project 2007 است تا برای سازمان ها یک راهکار (end-to-end , Project Portfolio Management(PPM فراهم کند:

مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 :

مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 شامل همه قابلیت هائی است که در مایکروسافت آفیس Project Standard 2007 وجود داشت.
مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 ابزارهای قدرتمند مدیریت و کنترل پروژه را که ترکیبی از قابلیت های استفاده , قدرت و انعطاف پذیری است , ارائه می دهد.بنابراین شما می توانید پروژه ها را به صورت کارآمدتری مدیریت کنید.
شما می توانید بر کارهای پروژه کنترل داشته باشید و از زمانبندی ها و امور مالی مطلع شده و تیم های کاری پروژه را در یک راستا نگه دارید , مادامیکه بتوانید از انتخاب های گزارش گیری قدرتمند که با برنامه های سیستم مایکروسافت آفیس , طرح های هدایت شونده , Wizard ها و الگو ها هماهنگ است , بهره بگیرید.
بعلاوه زمانیکه مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 به مایکروسافت آفیس Project Server 2007 وصل می شود , قابلیت های نرم افزار کنترل پروژه (EPM) را هم برای شما فراهم می کند.

مایکروسافت آفیس Project Server 2007 :

مایکروسافت آفیس Project Server 2007 دارای زیر ساخت انعطاف پذیری است که مدیریت منابع , زمانبندی ها , گزارش گیری و قابلیت های همکاری موجود در نرم افزار کنترل پروژه (EPM) را نیز پشتیبانی می کند.
مایکروسافت آفیس Project Server 2007 به سازمان ها قدرت ذخیره سازی پروژه ها و منابع اطلاعاتی در مرکز را می دهد.
مایکروسافت آفیس Project Server 2007 همچنین با سرویس های مایکروسافت ویندوز SharePoint 3.0 در همکاری و قابلیت های مدیریت فایل , یکپارچه شده است و به اعضای گروه کمک می کند تا به طرز کارآمدتری با یکدیگر همکاری کنند.
بعلاوه , بر مبنای وظایف کاربران می توانند به داده ها و کارکردها توسط اینترنت و از طریق مایکروسافت آفیس Project Web Access دسترسی پیدا کنند.

مایکروسافت آفیس Project Portfolio Server 2007 :

مایکروسافت آفیس Project Portfolio Server 2007 یک راهکار مدیریت اسناد , مدارک و موجودی های انعطاف پذیر است که به سازمان ها در تحقق یافتن توانایی های بالقوه شان بوسیله یکی کردن , انتخاب کردن , اداره کردن و تحویل اسنادی که بهترین تناسب را با استراتژی های تجاری شان داشته باشد , کمک می کند .
مایکروسافت آفیس Project Portfolio Server 2007 با مایکروسافت آفیس Project Server 2007 یکی شده تا راهکار مدیریت اسناد , مدارک , موجودی ها و اوراق بهادار را در پروژه های end-to-end ای که از طریق مایکروسافت آفیس Project Portfolio Web Access قابل دسترسی است , برای سازمان ها فراهم کند .

کلیه کارها را مدیریت و کنترل کنید:

با یک چهارچوب کاری نظارت در میان سازمان ارتباط برقرار کرده و طبق معیارهای مورد نظر کارها طبقه بندی کرده و استانداردی را بوجود آورید.
داده های ضروری را برای کلیه سرمایه های فن آوری اطلاعات (IT) در یک منبع اطلاعاتی مرکزی , جمع آوری کنید.
پروژه ها و برنامه های نگهداری اسناد , مدارک و موجودی ها را به طرز کارآمدی تحویل دهید که به شما در به حداکثر رساندن برگشت سرمایه کمک می کند.
کنترل و وضوح در میان برنامه های نگهداری اسناد و مدارک موجود بدست آورید.
مدیریت کارها را از طریق یک طرح ساده نسبت به برنامه های پیچیده پروژه انجام دهید.

با استفاده از شروط (Stakeholder) ارتباطات و همکاری ها را به طرز کارآمدتری انجام دهید:

گروههای کاری پروژه که از سرویس های ویندوز SharePoint استفاده می کنند همکاری و به اشتراک گذاری اطلاعات مهم را بدون کوچکترین تلاش و زحمت انجام می دهند.
گروههای کاری را با تخصیص وظایف و گزارش گیری از برگه های زمانبندی (timesheet) در یک راستا نگه دارید.
ایجاد , طراحی و پیگیری پروژه ها را با اطمینان کامل انجام دهید ,خواه درون و یا بیرون از دفتر کار شما باشند.

استنتاج کردن از طریق زیر ساخت پرتوان و قابل شکل دهی:

از بهترین تمرین های تعبیه شده و الگوهائی که پیکربندی آنها آسان است و گسترش و سرعت تحقق بخشیدن به برگشت سرمایه , بهره برداری کنید.
با راهکارهای تجاری داده ها را به طرز موثری با هم یکی کرده و به اشتراک بگذارید.
با استفاده از معماری دوباره طراحی شده سرور , با اطمینان خاطر مقیاس ها را کوچک و بزرگ کنید.
از قابلیت های Project Web Access بهره برداری کرده و در سرویس های وب آنها را به معرض نمایش بگذارید.
ثبت پروسه های تجاری بوسیله سرویس های گردش کاری ویندوز در برنامه آفیس Project Server 2007 با روش های جدید , پشتیبانی شده است.
راهکارهای سفارشی را با استفاده از چهارچوب های کاری Microsoft.NET مبتنی بر سرور و رابط برنامه نویسی کاربردی (API) و موتورهای زمانبندی سمت سرور , گسترش دهید.

نحوه همکاری در پرتال Microsoft Office SharePoint Server 2007

پرتال Microsoft Office SharePoint Server 2007 بوسیله مهیا سازی یک زیر ساخت برای به اشتراک گذاری اطلاعات و همکاری تیم ها , اجتماعات و فرآیندهای فردگرا با یکدیگر , به سازمان شما کمک می کند که کارهای بیشتری را انجام دهد.
پرتال Office sharePoint Server یک جز بسیار مهم از دید کلی مایکروسافت برای یکپارچه شدن با بقیه محصولات همکاری مایکروسافت در جهت ارائه یک زیر ساخت جامع همکاری سازمانی, محسوب می شود.

بهبود بهره وری تیم:

تیم های کارا , کلید نتایج بهتر شرکت ها هستند.
به کاربران امکان ساخت و کنترل محیط همکاری را بدهید.وفق دادن حوزه های کاری مورد نیاز با تیم ها به راحتی امکان پذیر است.با وجود لیستی از الگوهائی که برای پیگری پیشرفت کار در پروزه با نام project task list template ,در این برنامه قرار داده شده، مدیریت پروزه های کاری به طرز کارآمدی بهبود پیدا کرده است.
بوسیله نمودارهای گانت (Gantt Chart) می توانید روابط کاری و وضعیت پروزه را در پیش چشم , مجسم کنید.
گروه های کاری را با تقویم های موجود به اشتراک گذاشته شده , هشدارها و تذکرها هماهنگ کنید.تقویم های هر گروه را بوسیله برنامه Microsoft Office Outlook 2007 به ناحیه کاری (desktop) شان وصل کنید.
با استفاده از presence و پیغام های کوتاه (Instant Messaging) با اعضا ارتباط برقرار کرده و از وضعیت آنها اطلاع حاصل کنید.
کار با اعضای تیم خارج از سازمان آسان شده است.